Việc doanh nghiệp mở rộng quy mô, mạng lưới kinh doanh để xúc tiến thương mại hoặc nghiên cứu thị trường hiện nay rất nhiều. Vậy nên, việc thành lập Văn phòng đại diện có thể là một trong những phương án doanh nghiệp nên tính tới. Sau đây, Công ty Luật Nhất Tín giới thiệu đến Quý khách hàng thủ tục, hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của Công ty.
Đầu tiên, chúng ta phải hiểu Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh mà chỉ là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
- Những điều lưu ý khi thành lập Văn phòng đại diện:
- Đặt tên Văn phòng đại diện:
Tên văn phòng đại diệnphải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Địa điểm làm văn phòng đại diện:
Trong nước: cùng tỉnh hoặc khác tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương.
Nước ngoài: theo quy định của nước sở tại.
- Con dấu:
Việc văn phòng đại diện có được phép làm con dấu hay không thì quy định pháp luật không có quy định. Vậy nên văn phòng đại diện có quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động theo sự uỷ quyền của Công ty.
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện:
Có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc người có quốc tịch nước ngoài có ký hợp đồng lao động với Công ty.
II. Trình thự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện:
- Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
2. Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì hồ sơ gồm:
- Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.
3. Trình tự thực hiện:
- Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền gửi Thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện hoặc nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
