TIN TỨC

Chữ ký số - Thiết bị Token là gì ?

Căn cứ pháp lý

  • Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22/6/2023 của Quốc hội, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024, thay thế Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11. Luật này đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15, Luật An ninh mạng số 116/2025/QH15 và Luật Chuyển đổi số số 148/2025/QH15; nội dung hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 36/VBHN-VPQH ngày 13/3/2026 của Văn phòng Quốc hội.
  • Nghị định số 23/2025/NĐ-CP ngày 21/02/2025 của Chính phủ quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, có hiệu lực từ ngày 10/4/2025, thay thế Nghị định số 130/2018/NĐ-CP và Nghị định số 48/2024/NĐ-CP.
  • Nghị định số 68/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ quy định về chữ ký số chuyên dùng công vụ.
  • Nghị định số 55/2025/NĐ-CP ngày 02/3/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ.

1. Chữ ký điện tử và chữ ký số

Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng việc biến đổi thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Người có thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định chính xác việc biến đổi được tạo ra bằng đúng khoá bí mật tương ứng, đồng thời xác định được thông điệp dữ liệu có bị thay đổi sau khi ký hay không.

Nói gọn: mọi chữ ký số đều là chữ ký điện tử, nhưng không phải chữ ký điện tử nào cũng là chữ ký số. Một hình ảnh chữ ký scan dán vào file văn bản là chữ ký điện tử ở mức thấp nhất, không có giá trị của chữ ký số.

2. Phân loại chữ ký điện tử

Điều 22 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 phân loại chữ ký điện tử thành các nhóm, trong đó có: chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ. Luật cũng đặt ra các điều kiện để một chữ ký điện tử chuyên dùng được công nhận là bảo đảm an toàn.

Trong hoạt động của doanh nghiệp, loại được sử dụng phổ biến nhất là chữ ký số công cộng, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho doanh nghiệp trên cơ sở giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Giá trị pháp lý của chữ ký số

Điều 23 Nghị định số 23/2025/NĐ-CP ngày 21/02/2025 của Chính phủ xác định giá trị pháp lý của chữ ký điện tử: chữ ký số đáp ứng điều kiện luật định có giá trị tương đương chữ ký tay của cá nhân và tương đương con dấu của tổ chức trên văn bản giấy.

Hệ quả thực tiễn: một hợp đồng được ký bằng chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý như hợp đồng ký tay đóng dấu, và được sử dụng làm chứng cứ tại Toà án. Ngược lại, chữ ký số đã hết hạn chứng thư, bị thu hồi hoặc bị tạm dừng tại thời điểm ký thì không đạt điều kiện, kéo theo rủi ro về hiệu lực của văn bản.

4. Thiết bị Token là gì

Đây là điểm cần nói rõ vì có sự nhầm lẫn phổ biến giữa tên gọi thương mại và thuật ngữ pháp lý.

Về bản chất kỹ thuật, Token trong lĩnh vực chữ ký số là thiết bị phần cứng dùng để lưu trữ khoá bí mật và chứng thư số của chủ thể ký. Khoá bí mật nằm bên trong thiết bị và không thể sao chép ra ngoài; mọi thao tác ký đều diễn ra bên trong thiết bị sau khi người dùng nhập đúng mã PIN.

Về mặt thuật ngữ pháp lý, cụm từ USB Token không được pháp luật Việt Nam định nghĩa. Đây là tên gọi thương mại. Thuật ngữ pháp lý gần nhất là PKI Token, được định nghĩa tại Điều 3 Nghị định số 68/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ, cùng nhóm với các khái niệm thiết bị lưu khoá bí mật, HSM (thiết bị mật mã bảo mật phần cứng),SIM PKI và ký số tập trung.

Lưu ý quan trọng: Nghị định số 68/2024/NĐ-CP chỉ điều chỉnh chữ ký số chuyên dùng công vụ. Do đó các định nghĩa nêu trên không đương nhiên áp dụng cho chữ ký số công cộng mà doanh nghiệp đang dùng. Khi soạn thảo hợp đồng hoặc văn bản pháp lý, nên mô tả thiết bị theo chức năng thay vì dùng tên gọi thương mại.

Bên cạnh Token phần cứng, hiện có các hình thức khác: chữ ký số từ xa, chữ ký số trên SIM và ký số tập trung sử dụng HSM. Doanh nghiệp lựa chọn tuỳ theo nhu cầu về tính di động và số lượng người ký.

5. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số

Không có một điều luật duy nhất quy định doanh nghiệp phải có chữ ký số. Nghĩa vụ này phát sinh từ pháp luật chuyên ngành:

  • Thuế: giao dịch thuế điện tử theo Điều 7 Thông tư số 19/2021/TT-BTC ngày 18/3/2021 của Bộ Tài chính, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 46/2024/TT-BTC.
  • Hoá đơn điện tử: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.
  • Bảo hiểm xã hội: Điều 9 Nghị định số 164/2025/NĐ-CP ngày 29/6/2025 của Chính phủ.
  • Hải quan: Điều 5 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi.

6. Điểm mới: đăng ký doanh nghiệp không còn bắt buộc dùng chữ ký số

Trước đây, khoản 3 và khoản 4 Điều 26 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 quy định việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh. Điểm a khoản 12 Điều 1 Luật số 76/2025/QH15 ngày 17/6/2025 của Quốc hội đã bãi bỏ hai khoản này.

Thay thế cho cơ chế cũ, các Điều 3, 11 và 12 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ sử dụng cơ chế xác thực điện tử, gồm mã xác thực một lần (OTP),sinh trắc học và số điện thoại chính chủ.

Đây là thay đổi mà nhiều bài viết trên internet chưa cập nhật. Doanh nghiệp mới thành lập không còn bắt buộc mua chữ ký số riêng chỉ để nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên chữ ký số vẫn cần cho thuế, hoá đơn điện tử và bảo hiểm xã hội như nêu tại mục 5.

7. Cơ quan quản lý nhà nước

Chức năng quản lý nhà nước về chữ ký số và dịch vụ tin cậy hiện thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ theo Nghị định số 55/2025/NĐ-CP ngày 02/3/2025 của Chính phủ. Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia liên quan được ban hành tại Thông tư số 50/2025/TT-BKHCN, Thông tư số 51/2025/TT-BKHCN và Thông tư số 53/2025/TT-BKHCN, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

8. Lưu ý khi sử dụng và bảo quản Token

  • Mã PIN của Token có giá trị như chìa khoá con dấu doanh nghiệp. Không giao Token và mã PIN cho người không có thẩm quyền.
  • Nên có quy chế nội bộ về quản lý, bàn giao và thu hồi Token, ghi rõ ai được giữ, được ký loại văn bản nào.
  • Khi người đại diện theo pháp luật thay đổi, phải thu hồi Token cũ và thực hiện thủ tục thay đổi thông tin chứng thư số.
  • Theo dõi hạn của chứng thư số. Ký bằng chứng thư đã hết hạn có thể làm phát sinh tranh chấp về hiệu lực văn bản.
  • Khi Token bị mất, phải yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ thu hồi chứng thư số ngay để ngăn việc bị người khác sử dụng.

Các văn bản viện dẫn trong bài có thể được sửa đổi. Người đọc cần kiểm tra hiệu lực tại thời điểm áp dụng.

Phạm vi hỗ trợ của Luật sư: Bài viết trên là nội dung phân tích quy định pháp luật, cung cấp để Quý khách hàng tham khảo. Công ty Luật TNHH Nhất Tín LNT là tổ chức hành nghề luật sư độc lập, không phải cơ quan nhà nước và không có quan hệ liên kết với cơ quan nhà nước. Luật sư tư vấn quy định pháp luật và hỗ trợ soạn thảo hồ sơ; việc nộp hồ sơ và nhận kết quả do doanh nghiệp tự thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền. Chúng tôi không cam kết về kết quả và thời hạn giải quyết của cơ quan nhà nước. Lệ phí nhà nước do doanh nghiệp nộp trực tiếp, tách biệt với phí tư vấn của luật sư.